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Organisation

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Standard-Prozess

  1. Der Vertragslieferant sendet die Originalrechnungen an das Anschlusshaus.
  2. Rechnungskopien gehen an die bewidata (dies erfolgt heute meist elektronisch).
  3. Aus den gesammelten Rechnungsinformationen erstellt die bewidata 14-tägig die Bestätigungsliste. Darin sind alle Rechnungen enthalten, welche neu erfasst wurden sowie solche Rechnungsbelege, welche das Anschlusshaus begründet noch nicht zur Zahlung freigegeben hatte (z.B. Reklamationen).
  4. Das Anschlusshaus bearbeitet die Bestätigungsliste, indem es Rechnungen freigibt, individuell vereinbarte Zahlungsziele einträgt sowie Gutschriften und Belastungen vornimmt.
  5. Mit den Gutschriften und Belastungen werden definierte Begründungen (die Möglichkeit, eigene Texte einzusetzen, besteht selbstverständlich auch) zusammen mit den bearbeiteten Daten an die bewidata zurückgemeldet.
  6. Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich online beziehungsweise aus dem Warenwirtschaftssystem heraus. Das Papier hat seine Bedeutung nahezu völlig verloren.
  7. Der Vertragslieferant erhält zwei Mal im Monat eine Lieferanteninformation, aus der er den Bearbeitungsstand der eingereichten Rechnungen ersehen kann. Er hat aber auch die Möglichkeit, täglich den Bearbeitungsstand online einsehen zu können.
  8. Der Verband erhält die Daten der Zentralregulierung für Bonusabrechnungen und Statistiken. Neben den Daten für die Zentralregulierung können nach Bedarf auch Modellinformationen an den Verband übertragen werden.
  1. Die bewidata versendet die Fälligkeitsliste an das Anschlusshaus. Darin sind alle vom Anschlusshaus zur Zahlung freigegebenen und fälligen Rechnungen sowie die eingereichten Gutschriften und Belastungen aufgeführt.
  2. Der Vertragslieferant erhält eine Regulierungsliste, aus der die zur Zahlung fälligen Rechnungen zu ersehen sind.
  3. Aus den Informationen der Fälligkeits- und Regulierungsliste werden die Zahlungsverkehrsdateien erstellt, welche dann über die Hausbankverbindungen der bewidata verrechnet werden.
  4. Die fälligen Zahlungen der Anschlusshäuser werden überwiegend per Sepa-Firmenkunden-Lastschriftverfahren-B2B eingezogen.
  5. Die Regulierung an die Vertragslieferanten erfolgt mittels Sepa-Überweisung.
  6. Der Verband erhält eine Abrechnung über die einbehaltenen Konditionen nebst Zahlung per Sepa-Überweisung.

„Originalverfahren“-Prozess

Das Originalverfahren ermöglicht dem Anschlusshaus eine nahezu vollständige automatische Verarbeitungsmöglichkeit.

  • Die Lieferanten senden die Originalrechnungen an die bewidata.
  • Die eingehenden Originalrechnungen werden bei der bewidata für das Anschlusshaus revisionssicher archiviert.
  • Die Bestätigungsliste wird mit allen ZR-relevanten Rechnungsdaten (einschließlich Rechnungs-Image) in einem Dateiformat zwecks Weiterverarbeitung in der EDV des Anschlusshauses (Warenwirtschaft/Fibu) zur Verfügung gestellt.
  • Die Bestätigungsliste kann auf Wunsch täglich erstellt werden.
  1. Der Vertragslieferant sendet die Originalrechnungen an die bewidata.
  2. Aus den gesammelten Rechnungsinformationen erstellt die bewidata 14-tägig oder täglich die Bestätigungsliste.

    Darin sind alle Rechnungen enthalten, welche neu erfasst wurden sowie solche Rechnungsbelege, welche das Anschlusshaus begründet noch nicht zur Zahlung freigegeben hatte (z.B. Reklamationen).

  3. Die Rechnungen werden elektronisch zusammen mit einem PDF des Originalbelegs dem Anschlusshaus zwecks Download in seine Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt.
  4. Das Anschlusshaus bearbeitet die Bestätigungsliste aus seiner Warenwirtschaft heraus, indem es Rechnungen freigibt, individuell vereinbarte Zahlungsziele einträgt sowie Gutschriften und Belastungen vornimmt.

    Mit den Gutschriften und Belastungen werden definierte Begründungen (die Möglichkeit, eigene Texte einzusetzen, besteht selbstverständlich auch) zusammen mit den bearbeiteten Daten an die bewidata zurückgemeldet.

    Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich aus dem Warenwirtschaftssystem.

    Über die Mitgabe von Kommissionsnummern und Lieferscheinnummern besteht die Möglichkeit, die Rechnungsbelege mit dem in der Warenwirtschaft zugrundeliegenden Auftrag zu verknüpfen und abzugleichen.

    Gleichzeitig wird der von der bewidata digitalisierte Beleg in ein revisionssicheres Archiv abgelegt. Das Papier hat seine Bedeutung vollständig verloren.

  5. Der Vertragslieferant erhält zwei Mal im Monat eine Lieferanteninformation, aus der er den Bearbeitungsstand der eingereichten Rechnungen ersehen kann. Er hat aber auch die Möglichkeit, täglich den Bearbeitungsstand online einsehen zu können.
  6. Der Verband erhält die Daten der Zentralregulierung für Bonusabrechnungen und Statistiken.

    Neben den Daten für die Zentralregulierung können nach Bedarf auch Modellinformationen an den Verband übertragen werden.

  1. Die bewidata versendet die Fälligkeitsliste (in Dateiform wie auch als PDF) an das Anschlusshaus. Darin sind alle vom Anschlusshaus zur Zahlung freigegebenen und fälligen Rechnungen sowie die eingereichten Gutschriften und Belastungen aufgeführt.
  2. Der Vertragslieferant erhält eine Regulierungsliste, aus der die zur Zahlung fälligen Rechnungen zu ersehen sind.
  3. Aus den Informationen der Fälligkeits- und Regulierungsliste werden die Zahlungsverkehrsdateien erstellt, welche dann über die Hausbankverbindungen der bewidata verrechnet werden.
  4. Die fälligen Zahlungen der Anschlusshäuser werden überwiegend per Sepa-Firmenkunden-Lastschriftverfahren-B2B eingezogen.
  5. Die Regulierung an die Vertragslieferanten erfolgt mittels Sepa-Überweisung.
  6. Der Verband erhält eine Abrechnung über die einbehaltenen Konditionen nebst Zahlung per Sepa-Überweisung.

Delkredere-Übernahme

Als neutraler Dienstleister ist die bewidata selbst Delkredere-Geber. Grundsätzlich aber steht die bewidata auch für Verbandslösungen bereit, ohne an einen festen Delkrederepartner gebunden zu sein. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl eines Partners, sei es eine Kreditversicherung oder eine Bank.

Ist die bewidata selbst Delkredere-Geber, wird der Leistungsumfang der Delkredere-Übernahme wie folgt definiert.

Die Delkredere-Übernahme erfolgt für jedes Anschlusshaus einer Verbundgruppe ohne jede Limitierung gegenüber dem Vertragslieferanten – also unlimitiert.

In Abgrenzung zu anderen Absicherungsmodellen werden bei der bewidata keine Einzel-Limite pro Anschlusshaus gegenüber dem Vertragslieferanten vergeben, bis zu deren Limitgrenze die Absicherung maximal greift.

Auch wird keine Höchstentschädigungsgrenze gegenüber dem abgesicherten Lieferanten für die Gesamtheit der abgesicherten Anschlusshausrisiken ausgesprochen. Auch in dieser Hinsicht ist die Delkredere-Leistung des Zentralregulierers ohne jede Limitierung.

Die Delkredere-Übernahme erfolgt zum vollen Nennbetrag der Rechnung (Bruttorechnungsbetrag abzüglich Skonto und Konditionen) also zu 100%.

In Abgrenzung zu anderen Absicherungsmodellen werden bei der bewidata keine Absicherungsquoten (z.B. 80%, des Rechnungsbetrages) vereinbart, der Vertragslieferant trägt keinerlei Selbstbehalt beim Ausfallrisiko.

Darüber hinaus begrenzt auch kein Vorrisiko (bis zum Erreichen der Vorrisikogrenze trägt der Vertragslieferant das Risiko zu 100%) den Haftungsumfang des Zentralregulierers.

Die Delkredere-Leistung an den Vertragslieferanten erfolgt mit Bestätigung der Rechnungen immer in erster Kondition.

In Abgrenzung zur anderen Absicherungsmodellen erfolgen bei der bewidata die Zahlungen nicht erst zeitverzögert mit Eintritt eines definierten Schadensfalls (beispielsweise nach Anmeldung der Insolvenz oder nach Abschluss des Mahnverfahrens).

Gerne stehen Ihnen unsere Ansprechpartner für nähere Informationen zur Verfügung: kontakt(at)bewidata.de.