Prozess

Ablauf des Belegmanagements

  1. Der Vertragslieferant sendet die Originalrechnungen an das Anschlusshaus.
  2. Rechnungskopien gehen an die bewidata (dies erfolgt heute meist elektronisch).
  3. Aus den gesammelten Rechnungsinformationen erstellt die bewidata die Bestätigungsliste. Darin sind alle Rechnungen enthalten, die das Anschlusshaus noch nicht zur Zahlung freigegeben hat.
  4. Das Anschlusshaus bearbeitet die Bestätigungsliste, in dem es Rechnungen freigibt, Zahlungsziele einträgt sowie Gutschriften und Belastungen vornimmt. Diese Daten werden an die bewidata zurückgemeldet.
  5. Der Vertragslieferant erhält zweimal im Monat eine Lieferanteninformation, aus der er den Bearbeitungsstand der eingereichten Rechnungen sehen kann.
  6. Der Verband erhält aus den Daten der Zentralregulierung Statistiken.

Ablauf der Zahlungen

  1. Die bewidata versendet die Fälligkeitsliste an das Anschlusshaus. Darin sind alle vom Anschlusshaus zur Zahlung freigegebenen und fälligen Rechnungen aufgeführt.
  2. Der Vertragslieferant erhält eine Regulierungsliste, aus der die zur Zahlung fälligen Rechnungen zu ersehen sind.
  3. Aus den Informationen der Fälligkeits- und Regulierungsliste werden die Zahlungsverkehrsdateien für die Clearingbank erstellt.
  4. Die fälligen Zahlungen der Anschlusshäuser werden per Lastschrift eingezogen.
  5. Die Regulierung an die Vertragslieferanten erfolgt mittels Überweisung.
  6. Der Verband erhält eine Abrechnung über die einbehaltenen Konditionen nebst Zahlung per Überweisung.